GGZ-organisatie Altrecht is blij met ‘eigen drukwerkwebshop’
Voor klanten die met regelmaat drukwerkorders plaatsen, is er onze bestelmodule. Hiermee krijgt u toegang tot uw eigen ‘webshop’ met daarin uw eigen artikelen die binnen uw huisstijl aanpasbaar zijn. Ideaal voor bedrijven met meerdere vestigingen die hun communicatieafdeling willen ontlasten en tegelijk hun corporate identity willen bewaken. Dat vindt ook organisatie voor Geestelijke Gezondheidszorg Altrecht waar 2.700 mensen werken, verspreid over vestigingen in Utrecht, Nieuwegein, Zeist, Den Dolder en Woerden. We spraken met Altrechts Senior Inkoper Stefan de Jong.
Waarom koos Altrecht voor de bestelmodule?
Omdat we daarmee onze verschillende interne klanten in staat stellen om zelf vanaf hun eigen werkplek een bestelling voor drukwerk te plaatsen. Deze interne ‘klanten’ hoeven hun drukwerk dus niet zelf te regelen of ergens op te halen, via ‘onze’ webshop bestellen ze in een handomdraai wat ze nodig hebben. Platform P levert de bestellingen vervolgens af op hun vestiging.”
Is een bestelling snel binnen?
“Ja, want Platform P houdt zelf de centrale voorraad bij van de grote bulkproducten, zoals briefpapier en enveloppen en zorgt dat die op tijd wordt aangevuld. Hierdoor heeft de interne klant meestal binnen 2 werkdagen zijn briefpapier of enveloppen. In samenwerking met Platform P is ervoor gekozen om de levertijden tot 1 à 2 keer per week te maximeren om zo de logistieke kosten zo laag mogelijk te houden. Als het moet, is er altijd de mogelijkheid om voor een spoedlevering tegen een extra vergoeding te kiezen.”
Werkt het uitbesteden van het voorraadbeheer kostenbesparend of doe je dit vooral om je interne klanten goed te faciliteren?
“Het heeft een grote besparing opgeleverd want mede hierdoor konden we ons centrale magazijn sluiten. We doen dit namelijk met nog meer leveranciers.”
Hoeveel producten hebben jullie in de bestelmodule ondergebracht?
“Al ons standaard drukwerk, van standaard briefpapier, enveloppen, visitekaartjes, onze brochures en informatiebrieven. Omdat we binnen Altrecht met diverse labels werken, zoals Top GGz en Aventurijn, is ook dat standaard drukwerk in de webshop ondergebracht. In totaal zijn dat ruim 40 producten. Daarnaast kun je via de webshop ook maatwerk aanvragen. Platform P neemt dan direct contact op met de interne klant.”
Gebruiken jullie vaste of variabele items of allebei?
“In de webshop staan voornamelijk vaste items. In 2015 zijn er 190 standaardorders geplaatst en 67 maatwerkorders. Visitekaartjes is een standaardorder maar de besteller past die wel op een aantal velden zelf aan.”
Jullie hebben de bestelrechten op persoonsniveau ingericht. Waarom?
“Binnen Altrecht werken we met 16 zorgeenheden en 5 ondersteunende eenheden. Een eenheid kan weer uit meerdere teams bestaan. Elke eenheid en/of team is verantwoordelijk voor zijn eigen (financiële) resultaat. Dit betekent dat hetgeen deze eenheden en teams inkopen op hun eigen kostenplaats terecht moet komen. Daarom hebben wij onze administratie, webshop en de koppeling met de webshop van Platform P op gebruikersniveau ingericht. Hierdoor houden wij en onze budgethouders grip op de financiën.”
Hoe wordt er gefactureerd en betaald?
“De webshop en ons eigen Purchase2Pay-systeem zijn via een OCI-koppeling aan elkaar gelinkt. Hierdoor kunnen wij onze verplichtingen, inkooporders en facturen allemaal via één systeem afhandelen. Het inregelen vroeg wel de juiste aandacht en benodigde tijd, maar nu hebben wij optimale controle over onze inkoop en krijgt Platform P zijn facturen snel betaald.”
Hebben jullie voldoende inzicht in de bestellingen voor een goede managementrapportage?
“Wij kunnen zelf vanuit onze Purchase2Pay software rapportages opvragen, echter daar zit dan niet al het maatwerk in. Daarom levert Platform P, op verzoek en wanneer nodig, per kwartaal en/of jaar een managementrapportage op bestellersniveau. Dit geeft inzicht in wie er nou daadwerkelijk gebruikmaken van de webshop en onze leverancier.”
Heeft u vragen over onze bestelmodule? Neem dan hier contact met ons op.
